Reglamento para el uso de Servicios Informáticos y de Correo Electrónico

Disposiciones Generales

El servicio de correo electrónico de la UNRC es una plataforma de comunicación cuyo objetivo es servir de soporte para la promoción del libre pensamiento, la libertad de expresión, el desarrollo académico y el intercambio de ideas. Es un recurso que la Institución pone a disposición de los miembros de la comunidad universitaria como una herramienta de colaboración e intercambio de información institucional. Además, constituye un medio masivo de difusión de información, a través de listas y foros de interés establecidos por la institución para diferentes fines.

Ámbito de aplicación

Esta normativa regula el uso de los recursos del servicio de correo electrónico en los dominios institucionales de la Universidad Nacional de Río Cuarto, sin perjuicio de las normas y políticas de seguridad de otras leyes de categoría superior que en su momento puedan aplicarse.

Finalidad y usos permitidos del correo electrónico

El uso del servicio de correo electrónico de la UNRC debe tener por finalidad alguno de los siguientes propósitos:

  • Docencia
  • Investigación
  • Extensión
  • Administración
  • Difusión y Promoción Institucional

Los servicios de correo electrónico suministrados por la UNRC pueden ser usados por el personal de la UNRC de forma incidental para temas personales, excepto si:

  • interfieren con el rendimiento del propio servicio o suponen un alto costo para la Universidad, o
  • interfieren en las labores propias del usuario o de los gestores del servicio.

Los mensajes de tipo personal están sujetos a los términos y condiciones de esta normativa.

El usuario de correo electrónico de la UNRC tendrá la responsabilidad de usar el sistema de correo electrónico de forma ética y lícita.

Usos no permitidos

Se deja expresamente establecido que el usuario no puede valerse del correo electrónico para los siguientes propósitos:

  • Injuriar, atacar, agredir o amenazar a otros usuarios, a particulares, a personas jurídicas públicas o privadas sean o no los destinatarios del correo.
  • Transmitir información con contenidos inadecuados, como virus o código hostil en general.
  • Enviar cualquier contenido fraudulento, acosador, sexual explícito, obsceno, intimidatorio, difamatorio, ilícito, inapropiado,discriminatorio o intolerante hacia cualquier tendencia, cultura, creencia religiosa y/o forma de pensamiento.
  • Enviar correos electrónicos sin la correcta individualización del emisor de dicho correo o del intermediario entre el emisor originario y destinatario.

Asimismo se prohíben la falsificación de las identidades al utilizar el servicio de correo electrónico, y la alteración de mensajes en su trayecto desde su origen hasta su destino, incluyendo su pasaje por los servidores de correo, la red y los repositorios finales de los mismos.

Confidencialidad del correo

El correo electrónico es un medio de comunicación inseguro. Si un usuario requiere enviar alguna información cuyo contenido debe ser confidencial, debe utilizar mecanismos de seguridad adiciona les para garantizar la integridad y confidencialidad.

En la medida en que se disponga de los recursos, la UNRC podrá ofrecer dichos mecanismos, así como brindar el entrenamiento a los usuarios para su correcta utilización.

Creación de cuentas de correo electrónico

La Institución establecerá la asignación de una cuenta de correo electrónico institucional a cada trabajador, funcionario o becario. Para solicitar cuentas de correo electrónico los usuarios deberán tramitar el pedido de apertura de cuenta de correo electrónico, de acuerdo con el modelo del Anexo "A".

El solicitante deberá acreditar su condición. Cada trabajador, funcionario o becario podrá contar con una única cuenta a su nombre, con excepción de aquellas personas que pertenezcan a más de una de pendencia o área de esta universidad, en cuyo caso podrá tener una cuenta por cada área o dependencia a la que pertenezca.

Cada cuenta de correo electrónico tendrá un único responsable, quien responderá por todas las actividades realizadas con la cuenta de correo electrónico que la Universidad le proporcionó.

La asignación de cuentas de correo electrónico de la UNRC compromete y obliga a cada usuario a aceptar y dar estricto cumplimiento a las normas establecidas por la Institución.

Cuentas Impersonales

Las cuentas de correo electrónico impersonales son aquellas que están vinculadas a un área, dependencia, entidad u organización dentro de la UNRC o relacionada con ésta, en lugar de corresponder a una persona. Ejemplos de cuentas impersonales son infoacad@rec.unrc.edu.ar, y agd@org.unrc.edu.ar.

La creación de cuentas impersonales deberá ser autorizada por una autoridad competente. Cada cuenta impersonal tendrá un responsable, que responderá por la actividad de la cuenta.

Las cuentas impersonales de entidades u organizaciones externas a la Universidad, pero vinculadas con ésta, serán asignadas al dominio org.unrc.edu.ar.

Desactivación y eliminación de cuentas de correo electrónico

Eliminación de cuentas

Todo usuario de correo electrónico tiene la obligación de poner en conocimiento a la autoridad técnica-profesional la decisión de dejar de utilizar el servicio de correo provisto por la UNRC, ello a fin de que se proceda a dar de baja al mismo como usuario de los servicios vinculados a su cuenta, y clausurar misma.

Las cuentas que no registren accesos por parte de sus usuarios por un período de 6 meses consecutivos serán eliminadas, previo aviso a los usuarios correspondientes.

Las personas que, por cualquier motivo, dejaran de tener vínculo con la UNRC, perderán sus cuentas de correo electrónico. Todo usuario en esta situación tendrá la posibilidad de mantener el alias de su dirección de correo, siempre y cuando proporcione una cuenta externa a la cual redireccionar los mensajes que lleguen a la dirección de la cuenta que ha sido dada de baja.

Las personas que cesaran su vínculo por retiro voluntario o jubilación podrán además mantener sus cuentas de correo electrónico por 6 meses posteriores al cese del vínculo.

Las cuentas de correo de Gestión que se habiliten en el Área Central serán eliminadas terminado el período de gestión correspondiente, con previo aviso al usuario para que el mismo pueda realizar la migración de sus mensajes a otra cuenta de correo.

Desactivación temporal de cuentas

El uso inapropiado o el abuso en el servicio de correo electrónico pueden ocasionar la desactivación temporal o permanente de las cuentas. La desactivación de una cuenta implica la imposibilidad de enviar y recibir nuevos correos, en tanto la misma permanezca desactivada.

Ante situaciones de riesgo en la disponibilidad o continuidad del servicio de correo electrónico u otros servicios informáticos relacionados, la UNRC podrá, sin previo aviso, bloquear el acceso a cuentas de correo que se consideren vinculadas a las situaciones de riesgo. La inhabilitación será en estos casos temporal, hasta tanto se resuelvan las situaciones de riesgo que derivaron en el bloqueo de la cuenta comprometida. Se establecerá además un canal de comunicación adecuado para notificar al usuario afectado por tal situación.

Almacenamiento del correo y tamaño del buzón

El sistema de correo electrónico establece limitaciones de espacio para el almacenamiento de los buzones de los usuarios. Cada usuario tendrá un cupo máximo de espacio donde almacenar sus correos.

Los buzones de correo electrónico que superen el cupo podrán ver disminuida la funcionalidad de su correo, hasta tanto no reduzcan el tamaño de su buzón a valores por debajo del cupo máximo. Es responsabilidad del usuario la realización de esta tarea.

Contraseña de correo electrónico

Las contraseñas de cuentas de correo electrónico no deben ser de fácil deducción, para evitar el acceso a las cuentas por parte de terceros. La autoridad técnica-profesional a cargo del servicio de correo electrónico establecerá las características que la contraseña deberá tener, para ser válida como contraseña de una cuenta de correo electrónico de la UNRC. La misma autoridad establecerá la periodicidad con que las contraseñas de correo electrónico deberán ser cambiadas.

El usuario se compromete a mantener en secreto la contraseña de su cuenta de correo electrónico, sea ésta privada o institucional, evitando realizar cualquier acto que facilite el uso de su cuenta por parte de terceras personas.

Envío de correos

Es responsabilidad del usuario verificar la dirección de correo a la cual se transmite un mensaje.

Para prevenir sobrecargas del tráfico de red y lentitud en los servicios de la UNRC, la autoridad técnica-profesional a cargo del servicio de correo electrónico podrá restringir el envío de correos, ya sea mediante una cantidad diaria máxima por usuario, por el número máximo de destinatarios de correos masivos a enviar, por el tamaño máximo de archivos adjuntos a mensajes, o estableciendo un tamaño máximo para los mensajes de correo masivos.

El correo electrónico no debe utilizarse para transmitir información o documentos confidenciales, incluyendo contraseñas de acceso o datos que puedan afectar la seguridad de la institución.

Reenvío de Mensajes

En el reenvío de un mensaje, se debe incluir el mensaje original, para que el destinatario conozca el contexto en el que se está dando el mensaje que recibe.

Casos excepcionales de acceso a una cuenta de correo electrónico

La UNRC podrá acceder al contenido del correo electrónico de sus usuarios, sólo en los siguientes casos excepcionales:

  • Fallecimiento o desvinculación.
  • Enfermedad temporal que no permita al usuario acceder a su correo electrónico, con previa autorización por escrito por parte del titular de la cuenta.
  • Enfermedad definitiva que no le permita al usuario acceder a su correo electrónico.
  • Expresa voluntad de la persona, con previa autorización por escrito.
  • Auditoría o sumario interno por parte del área jurídica interna de la UNRC, con previa comunicación al usuario.

La finalidad de los accesos excepcionales debe ser la de permitir que la dependencia a la cual pertenece dicho usuario pueda continuar con sus labores habituales, o deberse a un proceso formal de auditoría/sumario. El acceso excepcional a una cuenta de correo electrónico se llevará a cabo por el Jefe de la dependencia a la cual pertenezca el titular de la cuenta, quien podrá enviar toda correspondencia pertinente a la labor del usuario a la persona que lo reemplaza.

Foros y Listas de Distribución

Los foros y listas de distribución facilitan la comunicación entre grupos de personas.

Éstos consisten en un conjunto de direcciones de correo electrónico, agrupadas bajo un único nombre, el cual se utiliza para enviar mensajes a todas las direcciones incluidas en el mismo.

El envío de mensajes a través de listas de distribución sólo puede realizarse desde cuentas autorizadas, mientras que en los foros todos los miembros del mismo pueden enviar mensajes.

Las siguientes pautas definen el correcto uso de listas de distribución y foros:

Todo foro o lista de distribución debe tener un responsable, quien definirá la política de suscripción, baja y mantenimiento del mismo. Los foros y las listas de distribución serán creadas en servidores debidamente registrados en la Unidad de Tecnología de la Información, a solicitud de uno o más usuarios o entidades administrativas de la UNRC. Esta solicitud deberá estar aprobada por una autoridad competente. El administrador de red correspondiente se encargará de estudiar su factibilidad técnica y aceptar o no su creación.
  • El responsable de un foro o lista es el encargado de definir las características particulares de la misma.
  • En los foros y listas, debe respetarse lo siguiente:
  • En ningún caso se podrán utilizar los foros o listas para la emisión de correos con contenidos ajenos a los fines de la Universidad.
  • En los mensajes a los foros y listas se debe evitar anexar archivos, pues éstos pueden afectar el rendimiento del servicio de correo electrónico, y atestar involuntariamente los buzones de los usuarios.
  • No se podrá transmitir a los foros y listas información que no se corresponda con la temática del foro o lista de distribución correspondiente.

El no cumplimiento de las pautas antes enumeradas habilita a la UNRC a suspender a un usuario en el uso de foros o listas de distribución.

Para solicitar formar parte de un foro o lista de distribución, los usuarios deberán tramitar el pedido de suscripción de acuerdo con el modelo del Anexo "B". El moderador o responsable de la lista o foro evaluará la solicitud, aprobando o rechazando la misma por razones de pertinencia en relación a las características propias de la lista o foro.

Listas de Distribución Institucionales

Las listas de distribución institucionales tienen por finalidad la comunicación institucional al personal de la UNRC. Sólo podrán enviarse mensajes a estas listas desde cuentas autorizadas. Toda cuenta de correo asignada por la UNRC será miembro de las listas de distribución institucionales que correspondan, según la condición del titular de la cuenta, sin posibilidad de ser dado de baja en las mismas.

Para solicitar autorización para que una cuenta pueda enviar mensajes a una lista institucional se deberá tramitar el pedido de autorización de acuerdo con el modelo del Anexo "C". Esta solicitud deberá estar aprobada por una autoridad competente.

Privacidad de las direcciones de correo electrónico

La Universidad se compromete a tratar las direcciones de correo electrónico confidencialmente y utilizarlas internamente para las finalidades indicadas en la presente normativa, respetando lo dispuesto en la Ley 25.326 sobre la protección de datos personales. Por lo tanto, no se cederán ni comunicarán a terceros las direcciones de correo el ectrónico asignadas por la UNRC, ni aquellas direcciones proporcionadas por los alumnos, aspirantes a alumnos, egresados, o por sus padres o tutores, con el fin de vincularse con los servicios proporcionados por esta Universidad. Podrán excepcionalmente comunicarse las direcciones de correo antes mencionadas a entidades u organizaciones directamente relacionadas con la UNRC, con previa autorización de los usuarios, y aprobación de una autoridad competente.

Al registrarse una dirección de correo electrónico en los sistemas de información de la UNRC, se da implícitamente el consentimiento para recibir en la cuenta información relacionada con el vínculo del titular de la misma con la UNRC. Esta información abarca actividades, noticias, cursos, programas, así como cualquier oferta de servicios o productos.

El titular de una cuenta de correo electrónico podrá además dar su consentimiento para recibir información adicional que no esté relacionada directamente con sus actividades o su vínculo con la institución. Se proveerá un mecanismo estas suscripciones, desde los sistemas de información de la UNRC. En todos estos casos, la UNRC designará un responsable, que moderará las comunicaciones a los usuarios de los sistemas de información de la UNRC, previa aprobación de una autoridad competente.

Exención de responsabilidad

La UNRC no es responsable del contenido de los mensajes de correo electrónico que son enviados desde cuentas de correo de la Institución, violen o no los mismos lo establecido en este reglamento.

Aquellas personas que tengan conocimiento de la recepción de mensajes de correo electrónico desde cuentas de la institución cuyo contenido sea inapropiado, o no respete lo establecido en este reglamento, podrán notificar el incidente al administrador del servicio que corresponda.

Éste notificará al Comité de Seguridad de la Información. La creación de dicho Comité está pendiente hasta tanto se apruebe la propuesta de seguridad elaborada por la Unidad de Tecnologías de la Información.

Reconocimiento de las Normas de uso del Correo Electrónico

El incumplimiento de la presente normativa implica la cancelación inmediata del acceso del usuario al servicio de correo electrónico, sin perjuicio de otras medidas que se puedan emprender en los ámbitos administrativo o judicial.

 


Resolución CS 368/2013

Ver texto completo en PDF >