Caja Chica: Circuito Administrativo de Rendición

Los fondos rotatorios están destinados a atender gastos menores, urgentes e imprevisibles o viáticos, que no ameriten la tramitación por los canales habituales; asimismo deberán ajustarse a criterios de razonabilidad y restricción para solventar necesidades para el normal funcionamiento de la dependencia.

Se materializan a través del otorgamiento de recursos financieros a los responsables
de los mismos, previa rendición de las erogaciones a través del procedimiento aprobado por la normativa interna vigente y las disposiciones de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).

Los responsables del sistema son el Secretario General (como responsable político) y personal de planta permanente (como responsables administrativos). El funcionario político dentro del sistema es el encargado de la planificación, organización, control y autorización de los gastos, mientras que el funcionario administrativo se encarga de la rendición documental y administración de la cadena de pagos.

El funcionamiento del sistema (caja chica) se concibe de la siguiente manera:

1. El Secretario General autoriza el gasto en base a las necesidades financieras y operativas de las áreas dependientes de la Secretaría General.
2. Una vez realizado el gasto, los proveedores y/o responsables de áreas presentan la documentación, que respalda la operación comercial, a la Secretaría Administrativa.
3. La Secretaría Administrativa realiza los controles requeridos para que el documento comercial sea válido y remite los documentos conformados, a la Dirección de Patrimonio y Contabilidad para su intervención.
4. Cumplido lo anterior, se confecciona la rendición de cuentas firmada por los funcionarios intervinientes, elevándola a Secretaría Económica para su aprobación final.
   
5. Aprobada la rendición documental por Secretaría Económica, se reinicia el ciclo a efectos de la reposición de los fondos.

Cabe mencionar que el sistema funciona mediante cuenta corriente bancaria del Banco Nación Argentina. Por ende, se deben conciliar mensualmente los saldos de libros auxiliares de banco con los registros bancarios.

Además de los controles documentales de los comprobantes, se realiza el respectivo
control del Proveedor ante la Administración de Ingresos Públicos, de acuerdo a lo establecido en Decreto Nº 1023/01, artículo 28 inciso F:

• Las personas físicas o jurídicas que no hubieran cumplido con sus obligaciones tributarias y previsionales, de acuerdo con lo que establezca la reglamentación, no podrán contratar con la administración pública nacional.
• No están habilitadas como proveedores de la administración pública nacional, no se podrá contratar ni recibir pago alguno a su nombre, a los agentes y funcionarios del Sector Público Nacional y las empresas en las cuales aquellos tuvieran una participación suficiente para formar la voluntad social, de conformidad con lo establecido en la Ley de Ética Pública, N° 25.188.
  
• No se aceptan comprobantes que presenten errores o enmiendas de cualquier naturaleza, que no estén debidamente salvados por el emisor, y en general todos aquellos que ofrezcan dudas sobre su autenticidad.

La intervención de la Dirección de Patrimonio consiste en el control patrimonial sobre los bienes de capital adquiridos, mientras que en Dirección de Contabilidad, se realiza el control integral de la documentación respaldatoria, a efectos de su correcta imputación presupuestaria.

Todos los comprobantes deben estar justificados adecuadamente al dorso, respecto al gasto efectuado, firmado por funcionario competente. Tal justificación consiste en:

• Descripción de los elementos o servicios que se adquieren.
  
• Indicación de la utilidad o destino que se dará a los mismos.
  
• Detallar el motivo de su adquisición.
  
• Firma del responsable conjuntamente con quien solicitó la adquisición del bien o servicio.

Se podrán realizar gastos con cargo a los fondos rotatorios o cajas chicas para los
siguientes conceptos:

• Bienes de consumo.
  
• Servicios no personales.
• Bienes de Uso.
• Transferencias.